ERP-System

ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Planung der Ressourcen eines Unternehmens. Gemeint ist ein System, in dem alle wichtigen Abläufe zusammenlaufen: Ein Auftrag wird einmal erfasst und ist danach für Lager, Versand, Rechnung und Buchhaltung sichtbar, ohne dass jemand Daten abtippt oder Excel-Listen abgleicht.

Was ein ERP-System abdeckt

Welche Bereiche dazugehören, hängt vom Unternehmen ab. Typisch sind:

• Vertrieb und Auftragsabwicklung – Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung als durchgehender Belegfluss.
• Einkauf und Lager – Bestellungen, Wareneingang, Bestände, Inventur.
• Finanzen – Rechnungsstellung, offene Posten, Mahnwesen, Übergabe an die Buchhaltung oder DATEV.
• Produktion oder Projekte – je nach Branche Fertigungsaufträge oder Projektzeiten und -budgets.
• Personal – Zeiterfassung, Urlaub, Spesen.
• Kundenbeziehungen – oft mit einem CRM verbunden oder direkt eingebaut.

Der eigentliche Nutzen liegt weniger in den einzelnen Modulen als in der Verbindung: eine Datenbasis, eine Wahrheit, keine Medienbrüche.

Standard-ERP oder individuelles ERP

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, die sich auch kombinieren lassen.

Standard-ERP wie Odoo, munixo, SAP Business One oder Microsoft Dynamics bringt fertige Module mit, die per Einstellung und Erweiterung an das Unternehmen angepasst werden. Das ist schnell startklar, solange die eigenen Abläufe nah am Standard liegen.

Individuelles ERP wird für die Abläufe eines Unternehmens gebaut. Es lohnt sich, wenn genau diese Abläufe den Unterschied zum Wettbewerb machen, wenn ein Standard-ERP mehr verbogen als eingestellt werden müsste oder wenn Lizenzkosten pro Nutzer mit der Zeit teurer werden als eine eigene Lösung. Mehr dazu unter Individualsoftware.

In der Praxis ist es oft eine Mischung: ein Standard-ERP für Buchhaltung und Lager, daneben eigene Software für den Kernprozess, verbunden über eine API.

Woran ERP-Einführungen scheitern

• Big Bang – alles soll am selben Tag umgestellt werden. Besser ist eine Einführung Bereich für Bereich, wie bei einem MVP.
• Alte Prozesse werden 1:1 kopiert, auch die, die nur wegen der alten Software so umständlich sind.
• Datenmigration wird unterschätzt – Dubletten, uneinheitliche Stammdaten und Altlasten aus dem Legacy-System kosten mehr Zeit als erwartet.
• Die Leute, die damit arbeiten, sind nicht beteiligt. Dann entsteht ein System, das am Alltag vorbeigeht und um das herum wieder Excel-Listen wachsen.

Wie wir ERP-Projekte angehen

Wir bauen individuelle ERP-Systeme, wenn kein Standard passt, und wir erweitern und verbinden Standard-ERPs, wenn er weitgehend passt. Ein Beispiel ist ein ERP/CRM für einen Auditor mit Angeboten, Aufträgen, Kontaktverwaltung und Projektsteuerung, das auf den eigenen Servern des Kunden läuft. Am Anfang steht immer die Frage, welche Abläufe wirklich besonders sind und wo ein Standard völlig reicht.

Ihr überlegt, euer ERP abzulösen oder zum ersten Mal eines einzuführen? Sprecht uns an.

Häufige Fragen zu ERP-Systemen

Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?

Ein ERP-System bildet die internen Abläufe ab, von Einkauf über Lager bis Rechnung. Ein CRM konzentriert sich auf Kundenbeziehungen: Kontakte, Verkaufschancen, Kommunikation. Viele ERP-Systeme enthalten ein CRM-Modul, oder beide Systeme werden über eine Schnittstelle verbunden.

Was kostet ein ERP-System?

Bei Standard-ERP fallen Lizenz- oder Abogebühren pro Nutzer an, dazu Einführung, Anpassung und Datenmigration. Ein individuelles ERP mit eigenen Prozessen liegt bei uns erfahrungsgemäß in der Größenordnung von rund 100.000 €, ohne laufende Lizenzkosten. Eine belastbare Zahl gibt es erst nach einer Anforderungsanalyse.

Wie lange dauert eine ERP-Einführung?

Von wenigen Monaten für ein überschaubares Standard-ERP bis zu ein, zwei Jahren für ein umfangreiches individuelles System. Wer Bereich für Bereich einführt, arbeitet allerdings schon nach wenigen Monaten produktiv mit den ersten Modulen.

Ab wann braucht ein Unternehmen ein ERP-System?

Meist dann, wenn dieselben Daten an mehreren Stellen gepflegt werden, Rechnungen oder Bestände regelmäßig nicht stimmen oder Abläufe nur funktionieren, weil bestimmte Personen sie im Kopf haben.

Kann ein ERP-System E-Rechnungen?

Moderne ERP-Systeme sollten E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und erstellen können. In Deutschland wird das für Unternehmen schrittweise Pflicht, ältere Systeme müssen hier oft nachgerüstet werden.