E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt als strukturierte Daten vorliegt, sodass die Software des Empfängers sie ohne Abtippen verarbeiten kann. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Positionen stehen in einem festen Format, das auf der europäischen Norm EN 16931 beruht. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist dagegen nur ein elektronisches Bild einer Papierrechnung und gilt rechtlich nicht als E-Rechnung.

Die gängigen Formate

• XRechnung – reine XML-Datei, für Menschen ohne passendes Programm nicht lesbar. Standard bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD – eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest die Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.

Ab wann die E-Rechnung Pflicht ist

Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt in Deutschland ein Stufenplan:

• Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden. Die Details klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung. Dieser Eintrag ist keine Rechtsberatung.

Was das für eure Software bedeutet

Die Pflicht ist vor allem eine Software-Frage. Euer ERP-System oder Rechnungsprogramm muss:

• E-Rechnungen erzeugen – mit allen Pflichtfeldern, sauber aus Stammdaten und Auftrag befüllt.
• E-Rechnungen empfangen und einlesen – möglichst automatisch bis zur Freigabe und Buchung.
• Prüfen – ob eingehende Rechnungen formal gültig sind.
• Archivieren – die strukturierte Datei selbst, unveränderbar und GoBD-konform.
• Weitergeben – etwa an DATEV oder die Buchhaltung, über eine API.

Ältere Systeme können das oft nicht oder nur über Zusatzmodule. Genau hier zeigt sich, ob ein Legacy-System noch mithalten kann.

Mehr als Pflichterfüllung

Richtig umgesetzt spart die E-Rechnung Arbeit: Eingangsrechnungen werden automatisch gegen Bestellungen geprüft, Ausgangsrechnungen gehen ohne Druck und Porto raus, Tippfehler fallen weg. Wir rüsten bestehende ERP-Systeme mit E-Rechnung nach, bauen Schnittstellen zu Buchhaltung und Portalen und setzen die Funktion in individuellen ERP-Systemen von Anfang an mit um. Sprecht uns an, wenn 2027 für euch näher rückt.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine „sonstige Rechnung“. Sie ist im B2B-Bereich nur noch in der Übergangszeit bis Ende 2026 beziehungsweise 2027 zulässig.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Beide erfüllen ab den passenden Profilen die gesetzlichen Anforderungen.

Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür formal, die Verarbeitung sollte aber eine Software übernehmen.

Kann unser ERP-System E-Rechnungen?

Das hängt von System und Version ab. Viele Standard-ERPs haben die Funktion inzwischen, ältere oder selbst gebaute Systeme müssen meist nachgerüstet werden. Wir prüfen das gerne mit euch.